Al planificar un gran evento, muchas cosas pueden salir mal, especialmente si hay alcohol de por medio. Ya sea una boda, un lanzamiento de producto o una recaudación de fondos, acertar con el pedido de bebidas es clave para que todo salga bien. Lo último que quieres es quedarte sin bebidas a mitad de la noche o darte cuenta de que una botella importante ni siquiera llegó al lugar. Pedir bebidas puede no parecer la parte más complicada de la planificación de un evento, pero cuando ocurren errores, dejan una huella imborrable para los invitados.
La mayoría de los problemas ocurren incluso antes de abrir la primera botella. Quizás el pedido fue demasiado pequeño, quizás llegó la mezcla equivocada, o quizás algo caro se dañó durante el envío. Organizar la logística de las bebidas con anticipación y tomar algunas decisiones importantes desde el principio ayuda a evitar esos dolores de cabeza antes de que surjan. Veamos cómo asegurar que su evento transcurra sin problemas, especialmente cuando las bebidas son una parte importante de la celebración.
Identificación de los requisitos del pedido
Pedir la bebida adecuada empieza por conocer tu evento a la perfección. Esto no se limita solo a la fecha y el número de invitados. Debes pensar en la gente, el tipo de bebidas que esperan y el tiempo que estará activo el bar. Una reunión breve de networking con 50 invitados es diferente a una celebración de todo el día con más de 200 personas.
Para mantener el rumbo y evitar desperdicios o escasez, asegúrese de:
1. Calcule cuántos invitados realmente beberán
2. Desglose sus ofertas de bebidas, como cerveza, vino, licores o cócteles especiales.
3. Tenga en cuenta la experiencia del barman, ya sean profesionales o voluntarios.
4. Tenga en cuenta el maridaje de alimentos si corresponde.
5. Hable con el local sobre las normas o limitaciones relacionadas con el alcohol.
Algunas bebidas espirituosas premium requieren un poco más de planificación que los pedidos habituales. Por ejemplo, si su evento incluye algo especial como el Macallan Distil Your World New York Edición Limitada, es recomendable solicitarlo con antelación y confirmar su disponibilidad. Artículos como este no se reponen fácilmente a última hora. Una vez que determine qué necesita y en qué cantidades, estará en una posición mucho mejor para realizar todo sin interrupciones.
Gestión de las comunicaciones con los proveedores
Tras finalizar su lista de bebidas alcohólicas, es igualmente importante asegurarse de que su proveedor esté completamente alineado con su plan. Un pedido de bebidas alcohólicas implica más que llenar un formulario. Requiere claridad, verificación y seguimiento, especialmente cuando se trata de artículos raros o de alta calidad.
A continuación se presentan algunos pasos para crear una comunicación fluida con los proveedores:
1. Comparta una lista detallada de todos los artículos con etiquetas y cantidades precisas.
2. Solicite un correo electrónico de confirmación que describa el plazo de entrega y el precio final.
3. Aclare la disponibilidad de cualquier artículo raro o en demanda, como el paquete Pappy Van Winkle de 20 y 23 años, y confirme que se entregarán a tiempo.
4. Designe a alguien para que esté en el lugar para recibir y firmar el envío.
5. Pregunte cuál es el proceso para los artículos faltantes o los cambios de último momento.
Cuando se establece una buena relación con el proveedor, es más fácil resolver los problemas rápidamente. Si las cajas llegan dañadas o falta algo, es importante poder resolverlo rápidamente y sin estrés adicional. Mantenerse atento y finalizar el pedido con suficiente antelación puede marcar una gran diferencia, especialmente durante la temporada alta.
Si estos pasos parecen pequeños, recuerde que contribuyen en gran medida a prevenir problemas graves el día del evento. Un poco de planificación adicional por adelantado da sus frutos durante todo el evento.
Manejo de escasez inesperada
Incluso con una planificación sólida, siempre existe la posibilidad de que un artículo en particular se agote o no llegue como se esperaba. Sin embargo, esto no tiene por qué arruinar el evento. Si se cuenta con algunos planes de contingencia, la mayoría de los contratiempos se pueden solucionar sin causar demasiadas complicaciones.
A continuación, se explica cómo anticiparse a la escasez y cómo gestionarla si surge:
1. Consulte con proveedores locales o licorerías cercanas para obtener reemplazos rápidos.
2. Ofrezca alternativas adecuadas a los invitados cuando un artículo raro no esté disponible. Por ejemplo, si se le acaba el Bourbon Michter's 20 Años, sustitúyalo por otro bourbon de prestigio.
3. Simplifique su menú de bebidas para que funcione dentro de los límites de inventario y al mismo tiempo ofrezca opciones satisfactorias.
4. Construya relaciones con más de un proveedor desde el principio, ya que eso le brinda más flexibilidad si algo falla.
La preparación ayuda a que los eventos sigan adelante pase lo que pase. Si tus invitados no notan ningún contratiempo, habrás gestionado bien la escasez.
Garantizar el control de calidad
Un paso importante es inspeccionar el envío al llegar para asegurarse de que no haya faltado nada ni haya sufrido daños. Una vez que los invitados empiezan a llegar, es demasiado tarde para solucionarlo. Siempre comience por comparar su inventario con el pedido original. Cuente las cajas, verifique las etiquetas y asegúrese de que los artículos de gran valor, como el coñac Richard Hennessy, lleguen en perfecto estado.
Esté atento a señales de daños, como sellos abiertos, botellas agrietadas o empaques manipulados. Notifique a su proveedor rápidamente si detecta algún problema. Esto es especialmente importante al tratarse de productos de lujo como la Colección Familiar Completa Pappy Van Winkle. Estas botellas suelen venir en empaques detallados, lo que facilita la identificación de problemas.
Mantenga un registro de cualquier discrepancia. Las fotos y notas pueden ser útiles para reclamaciones o disputas con proveedores. Contar con este respaldo demuestra profesionalismo y protege su inversión.
Personalizando su selección de licores
Cada evento tiene su propio sabor, y tu selección de bebidas debe reflejarlo. Personalizar tu carta de bebidas le da personalidad y ayuda a mejorar la experiencia general. Ya sea que el evento requiera elegancia o un ambiente relajado, ser intencional con la elección de bebidas tiene un gran impacto.
A continuación se ofrecen algunos consejos para perfeccionar su selección de licores:
1. Refleje la temática o el ambiente del evento en su selección. Una ocasión de etiqueta podría requerir whiskies especiales o champán añejo, mientras que una más animada podría destacar cervezas y cócteles refrescantes.
2. Considera las preferencias de tus asistentes. Cuanto mejor conozcas a tu público, más probable será que tus bebidas sean las adecuadas.
3. Presenta tus bebidas con estilo. Una presentación creativa es muy útil, incluso con una selección más práctica o económica.
Ofrecer opciones como Macallan 30 Years Old Fine Oak Whisky en una gala formal o algo liviano y cítrico en una reunión de negocios en la azotea ayuda a crear impresiones duraderas en sintonía con el entorno.
Creando un evento inolvidable
Planificar con inteligencia y ser flexible son dos claves para que cualquier evento salga adelante, especialmente cuando las bebidas son una parte fundamental de la experiencia. Desde optimizar la coordinación con los proveedores hasta personalizar la selección para la lista de invitados, todas las pequeñas decisiones se combinan para crear un evento memorable.
Cuanta más confianza tengas en tu plan de bebidas, más tiempo tendrás para disfrutar de la celebración. Y cuando trabajas con botellas de gran valor, cada detalle de la preparación te brinda tranquilidad. Las decisiones inteligentes ahora reducen las sorpresas y mejoran los resultados una vez que los invitados entran.
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