Al organizar un evento empresarial, cada detalle importa. El lugar, la comida, el horario y, por supuesto, el bar. Si se acaba el licor a mitad de la comida, o si se pide de más y se desperdicia producto y dinero, se da una impresión equivocada. Por eso es inteligente planificar el inventario de licores, como en cualquier otra parte del evento. Desde lanzamientos de productos hasta talleres o ceremonias de premios, un inventario adecuado puede ayudar a que las bebidas fluyan sin contratiempos.
Planificar con antelación también te ayuda a evitar el pánico de intentar hacer cambios de última hora. Contar con la cantidad y la selección adecuadas te garantiza estar cubierto si la gente se inclina más por los cócteles o te sorprende con su gusto por el bourbon. Un buen plan de inventario no es complicado, pero funciona mejor si se desglosa en unos pocos pasos claros.
Evaluación de sus necesidades de inventario
Antes de elegir botellas o marcas, necesita tener claro qué planea. Eventos como conferencias de negocios, lanzamientos de productos o reuniones de agradecimiento a clientes requieren enfoques diferentes. Una cena formal podría inclinarse por las opciones de vino y whisky, mientras que una reunión de networking podría requerir una selección más amplia de cócteles.
Aquí le mostramos cómo limitar las cosas:
1. Tipo de evento: Si es formal, las bebidas premium como el Bourbon Michter's 20 Años o el Macallan 30 Años Fine Oak le dan un toque refinado. Una copa informal después del trabajo puede requerir un equilibrio entre licores de calidad y bebidas económicas que gusten a todos.
2. Tamaño de la lista de invitados: Un recuento aproximado ayuda a ordenar las cantidades. Por ejemplo, si espera unos 100 invitados y cree que la mayoría tomará de 2 a 3 bebidas cada uno, se espera que haya entre 250 y 300 porciones. Ajuste la lista según los hábitos de bebida del grupo.
3. Preferencias de bebidas: ¿Habrá un bar completo con cócteles personalizados o se limitará a vino, cerveza y algunas bebidas exclusivas? Si sirve cócteles populares, asegúrese de tener lo básico como vodka, tequila y whisky, además de algunas opciones destacadas como el coñac Richard Hennessy o el whisky WL Weller Millennium para impresionar a clientes importantes o ejecutivos.
Planificar con antelación te da la posibilidad de personalizar tu bar para que refleje tanto el estilo del evento como tu marca. El lanzamiento de un producto tecnológico, por ejemplo, podría incluir algo único como el Macallan Distil Your World New York Edition, un guiño a la innovación y la exclusividad.
Cómo seleccionar licores premium y con descuento de forma inteligente
Una vez que hayas definido el número de invitados y la variedad de bebidas, es hora de elegir tus productos. Una buena combinación de marcas de alta gama y opciones económicas te permite satisfacer todos los gustos sin gastar una fortuna. Y si compras al por mayor, encontrar licores con descuento disponibles en línea te da más flexibilidad y más opciones para explorar.
Las opciones premium a considerar incluyen:
- Paquete Old Rip Pappy Van Winkle de 20 y 23 años: perfecto para zonas VIP o para servir al final de la noche a clientes de confianza.
- Michter's 25 Year Kentucky Straight Bourbon: audaz, rico y significativo cuando desea dejar una impresión duradera
- Woodford Reserve Kentucky Derby 150 Baccarat Edition: ideal para eventos temáticos o celebraciones de alto nivel con bebidas exclusivas.
Para equilibrar el costo:
- Agregue una variedad de opciones de gama media que combinen bien en cócteles pero que aún tengan buen sabor por sí solas.
- Elija bebidas espirituosas base que se puedan combinar con diferentes bebidas, como vodka, ginebra, tequila y ron.
- Busque descuentos por volumen o paquetes de productos al comprar en línea para estirar su presupuesto sin conformarse con una calidad menor.
Servir una variedad de bebidas satisface a todos, desde los clientes que buscan algo clásico y familiar hasta los que aprecian una bebida especial. También te ayuda a administrar mejor tus gastos sin sacrificar el impacto de la experiencia general en el bar.
Cómo organizar su sistema de almacenamiento y seguimiento
Ahora que ha reunido sus selecciones, un almacenamiento adecuado y un seguimiento minucioso mantendrán su inventario de licores en óptimas condiciones durante el evento. Comience con un sistema sencillo para gestionar el inventario de principio a fin. Opte por un almacenamiento seguro y propicio para preservar la calidad de sus opciones premium y económicas.
Considere estos pasos:
Utilice un software específico o una hoja de cálculo básica para catalogar su inventario. Controle la ubicación, apertura y cantidad restante de cada botella en tiempo real.
- Designe un área fresca y oscura con una temperatura estable para el almacenamiento para mantener las botellas en óptimas condiciones, ya que las fluctuaciones pueden alterar el sabor y la calidad, especialmente con opciones exquisitas como Pappy Van Winkle Complete Family Collection o Michter's 20 Year Bourbon.
Designar a un miembro o equipo del personal dedicado a supervisar el inventario. Su función consistirá en organizar eficazmente el espacio de almacenamiento, garantizar un fácil acceso a las botellas para un servicio rápido y evitar retrasos innecesarios durante el evento.
Un sistema bien estructurado reduce el estrés y hace que atender a sus huéspedes sea lo más sencillo posible.
Garantizar el buen funcionamiento durante el evento
Gestionar un bar exitoso en su evento empresarial requiere una gestión proactiva y flexibilidad. Contratar bármanes profesionales familiarizados con el desarrollo del evento puede mejorar drásticamente la experiencia. Son expertos en mantener el inventario y anticipar los pedidos más solicitados, lo que le ayudará a atender a sus invitados con destreza y rapidez.
Prepárese para lo inesperado con estos consejos:
- Mantenga una pequeña reserva de bebidas espirituosas populares para situaciones excepcionales, como quedarse sin opciones populares como WL Weller Millennium Whiskey o Macallan 30 Years Old Fine Oak Whisky.
- Establecer conexiones rápidas con proveedores o vendedores locales que puedan proporcionar un reabastecimiento rápido si es necesario
- Circule continuamente por el espacio del evento o monitoree remotamente para evaluar los niveles de existencias. Ajuste según sea necesario según los patrones de consumo.
Este enfoque práctico garantiza operaciones fluidas y mantiene el foco en los objetivos principales del evento, ya sea que esté construyendo relaciones o celebrando logros.
¿Por qué vale la pena un plan de bebidas alcohólicas adecuado?
Dedicar tiempo a planificar y ejecutar cuidadosamente su estrategia de inventario de bebidas alcohólicas es muy beneficioso. No solo garantiza el buen funcionamiento de su negocio, sino que también crea las condiciones para una experiencia memorable para sus invitados. Comprender las preferencias de bebidas, elegir la combinación adecuada de licores y gestionar sus suministros con diligencia le permitirá ofrecer un evento excepcional.
Explore una amplia gama de opciones, desde bourbons premium excepcionales hasta whiskys escoceses o coñacs excepcionales. Una amplia selección que incluye opciones de alta gama como el Michter's 25 Year Kentucky Straight Bourbon y el coñac Richard Hennessy añade un toque de distinción inconfundible. Estas opciones aportan sustancia y estilo, haciendo que sus eventos sean tan únicos como las bebidas que sirve.
Con estas consideraciones en mente, usted está bien equipado para gestionar cualquier función empresarial, garantizando que cada evento no sólo cumpla, sino que supere las expectativas y deje una impresión mucho después de que se haya vaciado el último vaso.
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