Incluso la conferencia mejor planificada puede verse afectada si la configuración del bar falla. Quizás las bebidas llegaron tarde. O los bármanes no aparecieron. O peor aún, el equipo no funciona y nadie tiene una solución. Es frustrante, sobre todo cuando la gente espera relajarse y conectar con una bebida en la mano. Estos contratiempos pueden cambiar el ambiente rápidamente y dejar a los organizadores con problemas entre bastidores.
Ya sea que gestiones el evento tú mismo o gestiones un equipo, problemas como este no tienen por qué ser un desastre. Si estás preparado o al menos tranquilo cuando surge lo inesperado, puedes revertir la situación rápidamente. Cuanto antes puedas volver a disfrutar de las bebidas, más rápido se recuperará la energía en la sala. Aquí te explicamos cómo detectar problemas comunes y actuar con rapidez cuando la configuración del bar de tu conferencia no es la adecuada.
Enfrentando desafíos: Los peores escenarios para la configuración de bares de conferencias
Cuando el montaje del bar se desmorona, suele empezar por uno de estos problemas: fallos en el equipo, falta de suministros o escasez de personal. Cada uno conlleva su propio nivel de estrés, sobre todo cuando los clientes ya están en el local esperando el servicio.
Imaginemos esto. Estás a 15 minutos de que termine tu primer panel, y un montón de asistentes están a punto de llegar a la barra listos para tomar algo. Pero las hieleras están apagadas, los mezcladores de cócteles no aparecen y solo hay un barman donde debería haber tres. Eso no es solo un dolor de cabeza. Es que las operaciones de tu bar se han descontrolado incluso antes de empezar.
Algunos de los problemas más comunes incluyen:
- Refrigeradores o máquinas de hielo que no funcionan correctamente
- Pedidos de alcohol que llegan tarde o con artículos faltantes.
- Mezcladores olvidados o entregados con los incorrectos
- Herramientas de barra rotas o no disponibles
- Personal que no se presenta y no tiene suplentes disponibles
Estos momentos pueden resultar abrumadores, sobre todo cuando esperabas una noche tranquila. Pero cuanto antes identifiques el problema, antes podrás concentrarte en la recuperación. Planificar no se trata solo de encontrar el escenario ideal. También se trata de tener un plan B, y a veces incluso un plan C, listo por si acaso.
Soluciones rápidas para fallas de equipos
Cuando se trata de problemas técnicos en la estación de bebidas, todo puede desmoronarse rápidamente. Refrigeradores que no enfrían. Máquinas de hielo que se paran a mitad del servicio. Licuadoras o dispensadores que simplemente no encienden. Los problemas con el equipo hacen casi imposible satisfacer la demanda si no hay un plan B.
A continuación se explica cómo evitar averías o solucionarlas sin ralentizar todo:
1. Siempre pruebe con anticipación: Antes de que comience el evento, revise todas las máquinas y herramientas del bar. Conecte las hieleras con anticipación y supervise su rendimiento para evitar sorpresas de último minuto.
2. Tenga herramientas de repuesto en el lugar: Un pequeño kit de herramientas para cables, manijas de grifo y accesorios para bebidas puede ser muy útil. Una coctelera rota o un grifo atascado no debería dejar fuera de servicio a todo el bar.
3. Mantenga refrigeradores con ruedas cerca: si el sistema de refrigeración principal deja de funcionar, llevar una unidad portátil más pequeña o una hielera de respaldo ya llena con mezcladores y bebidas embotelladas puede ayudar a que el bar sobreviva durante las horas de mayor afluencia de gente.
4. Traiga un contacto de reserva para reparaciones: tener a alguien a solo una llamada de distancia, como un técnico que conozca su enfriador o sistema de grifo, puede acelerar una reparación incluso si es solo una solución provisoria.
Las fallas del equipo pueden parecer improbables, pero pequeños contratiempos, como la pérdida de un sacacorchos o un fusible fundido, pueden paralizarlo todo. Siempre asuma que algo necesitará una solución rápida y lleve consigo una configuración de respaldo o alternativa siempre que sea posible.
Cómo afrontar la escasez de suministro
Es fácil caer en la trampa de quedarse sin bebidas o cócteles a mitad del evento. Quizás llegaron más invitados de lo esperado. Quizás las entregas no fueron completas. En cualquier caso, es estresante ver mesas vacías y cubos de hielo vacíos con horas aún por delante.
Si el flujo de suministros no se mantiene, aquí es donde más importa pensar con rapidez:
- Divida el inventario de respaldo en puntos de entrega separados: evite tener que sacar todo el inventario de una sola vez. Guarde una reserva en un lugar fresco y seguro para poder reabastecer el bar si es necesario.
Usa la carta de bebidas de forma creativa: céntrate en lo que tengas en stock. Si te estás quedando sin vodka, destaca el whisky o los cócteles premezclados.
- Usa minibotellas de alcohol: estas bebidas pre-porcionadas son excelentes para servir en caso de emergencia. Ofrecen una amplia variedad de opciones y se pueden servir fácilmente sin necesidad de herramientas de barra ni de mezclar.
- Comuníquese de inmediato con los contactos locales de bebidas alcohólicas: es posible que alguien pueda entregar los mezcladores o bebidas espirituosas faltantes antes de que la multitud principal note que hay escasez.
Tener poco stock es estresante, especialmente en un evento corporativo, pero un control cuidadoso de las porciones, cambios temporales en el menú y artículos de respaldo como mini botellas pueden ayudar a mantener las cosas funcionando hasta que aparezca la próxima ola de suministros.
Abordar los problemas de personal
Quedarse sin bármanes o personal adicional de última hora puede provocar rápidamente largas filas y frustración en los clientes. Desafortunadamente, esto puede ocurrir sin previo aviso, especialmente cuando se depende de personal temporal para conformar el equipo. Contar con una estrategia para gestionar los problemas de personal puede marcar la diferencia para mantener el buen funcionamiento del bar.
Para mantener las cosas en movimiento cuando no hay suficiente personal, considere estas estrategias:
- Cree un grupo de trabajadores temporales confiables: asociarse con una agencia de personal confiable o crear una lista de camareros de guardia a los que pueda contactar rápidamente garantiza que tenga opciones si alguien cancela o no se presenta.
- Capacitar al personal de respaldo con anticipación: incluso si algunos empleados no pueden trabajar en el bar con regularidad, capacitarlos en los conceptos básicos les permite intervenir y ayudar con tareas más simples, como reponer guarniciones o administrar la caja registradora.
Optimice el flujo de trabajo para compensar la menor cantidad de personal: organice las estaciones de forma más eficiente para que menos personal pueda trabajar con rapidez y gestionar a varios huéspedes. Asegúrese de que los trabajadores de respaldo conozcan la distribución y puedan intervenir cuando sea necesario.
A veces, se trata de maximizar el potencial de las pocas manos que tienes, asegurarte de que todos sean conscientes de su función y gestionar el bar como si fuera una operación sin problemas.
Cómo mantener la satisfacción del cliente en medio de problemas con la configuración del bar
Cuando las cosas salen mal, la satisfacción de los invitados se convierte en una prioridad absoluta. Su experiencia en el evento puede depender de la eficacia con la que gestiones los imprevistos. Si las bebidas no están disponibles o se retrasan, el ambiente puede verse afectado.
Para mantener el ánimo en alto cuando enfrentes problemas en el bar, piensa en:
- Mantenga la transparencia: Avisar a los huéspedes sobre posibles retrasos es mejor que dejarlos esperando sin ninguna novedad. Una comunicación clara ayuda a gestionar las expectativas mientras se gestiona el problema.
- Intente con alternativas creativas: Si la oferta habitual es limitada, las minibotellas se convierten en una opción práctica. Ofrecen variedad y se sirven rápidamente, ofreciendo a los comensales una opción a la vez que resuelven un problema temporal.
- Ofrecer una disculpa o una compensación: un boleto para una bebida de cortesía o un cupón para un evento futuro pueden demostrar buena voluntad y ayudar a mantener una experiencia positiva para los huéspedes.
Con un poco de creatividad y apertura, los huéspedes pueden permanecer felices incluso cuando el bar no funciona a la perfección.
Lecciones para la próxima conferencia
Una vez finalizado el evento, conviene reflexionar sobre lo que salió bien y lo que no. Recopilar esta información te prepara para eventos futuros y ayuda a evitar problemas similares. Tomar medidas ahora facilita la organización de futuras actividades y te ayuda a anticipar posibles contratiempos con mayor facilidad.
- Informe con su equipo: Recopile comentarios de todos los involucrados en la instalación del bar. ¿Qué impidió que funcionaran correctamente? ¿Hubo algún problema en particular que se pudiera prevenir?
- Revise su relación con los proveedores: después de revisar qué causó la escasez de suministros, discuta con sus proveedores cómo mejorar las entregas y responder al aumento de la demanda de manera más efectiva.
Actualice su lista de verificación de preparativos: añada a su lista cualquier problema o solución nueva que encuentre en este evento. Esta documentación continua se convierte en un recurso valioso cada vez que planifique un nuevo evento.
Estar preparado con un conjunto de estrategias prácticas para cuando las cosas no salgan según lo planeado hace que la configuración de tu bar sea flexible y confiable. Con cada experiencia, perfeccionas tu proceso y haces que cada evento futuro sea más sencillo.
Cuando la organización se complica y el tiempo apremia, contar con soluciones confiables como minibotellas de alcohol puede ayudar a que su evento siga adelante. Quality Liquor Store ofrece una gama de opciones prácticas y listas para servir que le ayudarán a gestionar cualquier necesidad de bar para conferencias con menos estrés y más confianza.
