Los eventos corporativos generan grandes expectativas. Desde el catering hasta la señalización, todo se planifica meticulosamente. Por eso, cuando el pedido de licores llega dañado, ya sea una botella rota de bourbon de colección o un paquete de whisky premium con el empaque rayado, es mucho más que un simple contratiempo. Este tipo de percance puede afectar la experiencia de los invitados, los plazos y la imagen de su empresa.
Cuando se trata de whiskies de alta gama como el Macallan Fine Oak de 30 años o el Pappy Van Winkle Old Rip de 23 años, el impacto es distinto. No se trata solo de un error en la entrega, sino de una interrupción total de la planificación del evento. Ya sea que se trate de una celebración de jubilación, el lanzamiento de un producto o un evento de networking, saber cómo actuar en ese momento marca la diferencia.
Medidas inmediatas tras la entrega
En cuanto llegue tu pedido de licores, conviene revisar las cajas antes de firmar nada. Esta rápida inspección puede ayudarte a detectar problemas de inmediato. Si algo no está bien, esto es lo que debes hacer en el momento:
1. Inspeccione los productos cuidadosamente
- Inspeccione si hay fugas, botellas rotas, cajas aplastadas o sellos de embalaje retirados.
Preste especial atención a artículos de colección como el Woodford Reserve Kentucky Derby 150 Edición Baccarat o el Michter's Kentucky Straight Bourbon de 25 años. Cualquier defecto en su presentación puede disminuir su impacto como obsequio corporativo o pieza central para eventos.
2. Documenta todo.
- Toma fotografías nítidas de las botellas y cajas dañadas desde múltiples ángulos.
Anota los detalles del envío, como la hora de entrega, el nombre de contacto del mensajero y cualquier problema con el embalaje.
- Conserve el embalaje original por si el proveedor necesita revisarlo.
3. Póngase en contacto con el proveedor inmediatamente.
- Llama o envía un correo electrónico a tu proveedor inmediatamente después de documentar el problema
- Comparte una descripción detallada de los daños, junto con fotos, tu número de pedido e información de entrega.
4. Notifica a tu equipo del evento
Informe inmediatamente a su equipo de planificación o coordinador del evento sobre los daños.
Si es necesario, detenga la instalación del producto para que los artículos rotos o incompletos no lleguen a sus invitados.
Un ejemplo real: una empresa recibió un envío de coñac Richard Hennessy para una cena de negocios, pero dos de las cajas de colección estaban dañadas por el agua. Gracias a una rápida documentación y una llamada inmediata al proveedor, se consiguieron los reemplazos a tiempo, pero solo porque actuaron en menos de una hora tras la entrega.
Detectar los daños a tiempo aumenta las probabilidades de solucionar el problema sin demoras. Esperar incluso unas pocas horas podría significar no cumplir con la fecha límite del evento o perder el acceso al inventario de reemplazo. Abordar el problema rápidamente te da tiempo para el siguiente paso: subsanar las deficiencias y mantener todo funcionando sin problemas.
Estrategias de mitigación
Una vez que se reportan y documentan los daños, el objetivo es retomar la normalidad. Actuar con rapidez ayuda a minimizar las interrupciones en el desarrollo del evento.
Empieza por comprobar la disponibilidad de repuestos en tu zona. Ponte en contacto con tus conocidos, especialmente con las tiendas o distribuidores con los que ya hayas trabajado. Puede que las selecciones premium, como los packs de Old Rip Pappy Van Winkle de 20 y 23 años, no se encuentren fácilmente en todas partes, pero los vendedores acostumbrados a las ventas entre empresas a veces disponen de existencias de reserva.
Si no encuentra sustitutos exactos a tiempo, recurra a lo que ya tiene en inventario. Revise qué botellas pueden cubrir la necesidad, aunque no sean exactamente las mismas que se pidieron. Otros bourbons o líneas de productos similares pueden funcionar para cócteles o áreas de servicio secundarias, sobre todo si se presentan con cuidado.
La presentación es fundamental. Si se presenta correctamente, incluso los cambios que se desvíen del plan original pueden resultar un éxito para los asistentes. Un empaque atractivo y una barra bien montada son clave para desviar la atención de la etiqueta. Con una estrategia bien pensada, puedes lograr que tus invitados se concentren en la experiencia en lugar de en cualquier inconveniente entre bastidores.
Medidas preventivas para eventos futuros
Evitar estos problemas en el futuro no es solo cuestión de suerte. Se trata de una planificación inteligente y de trabajar con socios que valoren la calidad tanto como usted.
Comience por establecer una buena relación con proveedores con excelentes reseñas y un historial de entregas seguras y un manejo confiable. Es tentador elegir al que tenga el mejor precio, pero con productos de alto valor como la edición limitada Macallan Distil Your World New York, una caja dañada puede costar mucho más de lo que valdrá el ahorro.
Al realizar pedidos grandes o importantes, confirme que el embalaje protector forma parte del proceso de envío. Conviene solicitar con antelación el doble embalaje, el acolchado interno y el control de temperatura cuando sea necesario.
Siempre prevea un margen de tiempo para las entregas. No espere que los artículos lleguen el mismo día del evento ni el día anterior. Procure que el plazo de entrega le dé al menos dos o tres días de margen. Esto le permitirá revisar todo, solicitar reemplazos si es necesario y tener tranquilidad de cara al evento.
Soluciones alternativas
A pesar de la planificación, las cosas pueden desviarse del plan. Por eso, tener soluciones alternativas a mano es valioso.
Las relaciones con tus proveedores locales son clave para encontrar soluciones de último minuto. Ya sea para pedir prestadas botellas de primera calidad o alquilar artículos de exhibición para completar un bar, estas fuentes pueden ayudarte a cumplir con los plazos. Ser cliente habitual de ellos suele traducirse en favores y un servicio más rápido.
Ofrecer a los invitados un pequeño detalle extra también puede marcar la diferencia. Los vales para bebidas o los obsequios pueden convertir un momento negativo en una oportunidad para estrechar lazos. Permitirles elegir entre una selección de whisky o scotch como alternativa puede percibirse como una mejora en lugar de un retroceso.
El pensamiento creativo es fundamental, sobre todo cuando surgen imprevistos durante la preparación. Posiciona a tu equipo como orientado a la solución respondiendo con soluciones rápidas que, a la vez, se vean bien pensadas y profesionales.
Mantén tu evento en marcha
Un contratiempo no tiene por qué arruinar tu evento. A veces, la capacidad de adaptación es más memorable que un desarrollo impecable. Sustituciones inteligentes y una comunicación ágil pueden salvar el día y la imagen de tu empresa.
Mantén la calma bajo presión, ajusta tu plan cuando sea necesario y céntrate siempre en tus invitados. Ya sea para reemplazar una botella especial o para modificar el orden del servicio, tu flexibilidad será clave para el éxito del evento.
Los asistentes recuerdan las grandes experiencias más que los pequeños problemas de logística. Gestionando las expectativas, solucionando rápidamente los problemas y centrándose en los invitados, es posible organizar un evento que proyecte una imagen positiva de su empresa y de su capacidad de planificación.
Garantizar el buen desarrollo de los eventos corporativos
Planificar para solucionar problemas puede no ser glamuroso, pero es una de las decisiones más inteligentes que puede tomar cualquier equipo de eventos corporativos. Desde elegir proveedores de confianza hasta añadir márgenes de tiempo de entrega, pequeños esfuerzos iniciales pueden evitar costosos contratiempos más adelante.
Incluso con colecciones de primera calidad como el whisky WL Weller Millennium o el bourbon Michter's de 20 años, la confianza radica en saber que has incorporado flexibilidad a tu estrategia. Los eventos resilientes no son perfectos, sino que están preparados.
En definitiva, la experiencia que se lleven sus invitados define su éxito. Ya sea una fiesta de jubilación, un evento de lanzamiento o una cena de negocios, una buena resolución de problemas garantiza que las bebidas no falten y que la impresión sea memorable. Mantenga altas expectativas y complételas con una planificación proactiva que ayude a que todo salga a la perfección.
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